Skeniranje i upravljanje dokumentima

Dovoljno je imati scaner i MS Office 2003 kako bi ste izbjegli kupovinu specijaliziranih i skupih programa za upravljanje dokumentima. Uz malo truda, zaboravite potragu za izgubljenim dokumentima u prašnjavim registratorima. Pritiskom na tipku F4 pred vama se pojavljuju svi dokumenti vezani za partnera ili određeni artikal, a osim dokumenata i sve ostale datoteke (jpeg, gif, avi ... ili bilo koje druge ekstenzije) koje su povezane s tim partnerom ili artiklom.

Skeniranje dokumenata u 4D Wand-u

Neprestano vođeni željom da 4D Wand postane prijateljsko radno okruženje, koje ćete napuštati u potrazi za informacijama samo onda kada je to uistinu potrebno, proširili smo ga sa dodatnom mogućnošću upravljanja dokumentima gdje posebno naglašavamo mogućnost skeniranja.
Primjetan trend rasta obima dokumentacije kao i težnja da se papirologija smanji na što manju mjeru, vođeni prvenstveno željom za uštedom vremena (čitaj brzim pronalaženjem onog što nam treba) ali i ekološkim elementima, osmislili smo jednostavan i učinkovit način spremanja, pretraživanja i pristup dokumentima, bilo da su oni nastali kao dokumenti iz samog 4D Wanda (npr. UFE, otpremnice, obračun kamata,...bilanca itd), bilo da su nastali skeniranjem (UFE, ugovori, upustva, ... police osiguranja itd), bilo da su datoteke koje su primljene u elektronskom obliku (fotografije, pdf dokumenti, multimedijalne datoteke... itd).
Vodilja nam je bila težnja za jednostavnošću i maksimalnoj sprezi s 4D Wandom, te apsolutna funkcionalnost očitovana pritiskom na jednu tipku i uvidom u sve dokumente/datoteke vezane za tog partnera, osobu, ili recimo određenu robu. Uz sve to trudili smo se maksimalno poštivati osnove sigurnosti (sprječavanje neovlaštenog pristupa dokumentima). U konačnici smo dobili proizvod koji je izbjegao sve zamke (pre)skupih specijaliziranih softvera i koji se od njih razlikuje samo po tome što u 4D Wand nije ugrađeno prepoznavanje teksta (OCR).Pojednostavljeno rečeno, korisnici 4D Wanda sve navedeno dobiju za 0 € (slovima: nula eura) uz eventualno nešto malo ulaganja u hardware ili software.

Kada kažemo sve navedeno, doslovno mislimo na to da: 
- pritiskom na tipku F4 na monitoru dobijete skeniranu saobraćajnu dozvolu od vozila tvrtke (orginal je negdje na putu zajedno sa vozilom), 
- upustvo za telefon koji ste kupili prije 5 godina a za koje niste bili sigurni da li ga opće imate, 
- serijski broj diska koji ste mjenjali u računalu iz skladišta (opet se pokvario a sjećate se da ste ga rukom dopisali na UFI), 
- sliku sa Velesajma (opet se morate naći sa njihovim direktorom prodaje a zaboravili ste kako čovjek opće izgleda), 
- itd, bezbroj sličnih situacija... 
I sve to a da se ne morate ustati iz fotelje. Pokušajte predočiti situaciju da navedene, slučajno odabrane situacije, morate odraditi bez nekog sustava arhiviranja i pomoći računala pa će vam biti jasno zašto toliko naglašavamo vrijednost 4D Wanda i njegove mogućnosti upravljanja dokumentima pa i samim skeniranjem.

Nekoliko slika koje govore više od riječi...

Na slici je primjer kada se dokumentacija veže za određeni artikal tj. proizvod. Dakle, da bi si ispisali Uputstvo za šivanje košulje iz primjera, dovoljno je u 4D Wandu, na tabeli artikala, pronaći Košulju, pozicionirati se na nju i pozvati kombinaciju tipki Ctrl-O. Otvoriti će se forma sa slike. Nakon toga, pozicionirati se na Uputstvo za šivanje i klinkuti tipku Otvori dokument.
Primjetite da struktura dirktorija u koje se spremaju dokumenti nije slučajna, već se iz nje može isčitati da se radi o artiklu i to točno određenom, a za skenirane dokumente se vidi i datum kao i vrijeme (sat, minuta, sekunda) skeniranja.

Potpuno istu situaciju imamo kada je u pitanju bilo koji partner ili osoba iz modula Adresar. Na slici je primjer na kojem se vidi kako 4th Dimension d.o.o. sprema dokumente koji su vezani upravo za našu tvrtku. Opet naglašavmo strukturu direktorija iz koje se može vidjeti da su dokumenti na jednom disku (S:), da su skenirani dokumenti na drugom (T:), a vidi se i veza sa Urudžbenim zapisnicima.

Primjeri koje smo naveli ništa ne vrijede ako se kontinirano sistematski ne pune potrebnim podacima tj. dokumentima i skeniranim stranicama. Sukladno dinamici, preciznosti i općom brigom o dokumentima koji kolaju unutar tvrtke, ovisi kvaliteta i dostupnost informacija koje su vam potrebne.

Slijedi primjer koji će vam pokazati svu jednostavnost spremanja skeniranog dokumenta i to iz tabele Knjige URA za dobra i usluge.

Nakon što ste u 4D Wand-u unijeli ulaznu fakturu u Knjigu URA za dobra i usluge pozovete kombinaciju tipki Ctrl-O koja će otvoriti tabelu dokumenata za tog partnera. Odmah pozovete kombinaciju tipki Alt-s koja će pokrenuti proces skeniranja (vidi sliku).

Po završetku procesa skeniranja pojaviti će se popunjena forma koja od vas traži samo da odredite o kojoj se vrsti dokumenta radi i eventualno opis koji će pomoći u kasnijem pretraživanju skeniranih dokumenata.

U konačnici, nakon skeniranja i povratka u Knjigu URA za dobra i usluge, primjetiti ćete da je ta UFA u koloni S dobila oznaku o (vidi sliku) što nam je indikator da je ista skenirana. I ono najljepše i ujedno najvažnije - u svakom trenutku istu UFU možete vidjeti bez da je tražite po prašnjavim registratorima i uvijek previsokim policama, pod pretpostavkom da opće znate gdje ste je odložili.

Dovoljno se pozicionirati na željenu UFA-u i kliknuti F4 na tastatutri da bi ste dobili traženi dokument na monitoru (vidi sliku).

Sam proces skeniranja, setiranja scanera, izbor scanera, upravljanje dokumentima, prijedlozi naziva direktorija, generiranja broja dokumenata itd. je detaljno opisan u uputama 4D Wanda.